Reunião de planejamento estratégico: 5 passos para fazer uma de sucesso

Se você precisa organizar uma reunião de planejamento estratégico produtiva e que dá resultados, então você está no lugar certo!

Nesse artigo vamos te ensinar tudo sobre:

• Como fazer uma reunião de planejamento estratégico;
• Qual o objetivo de uma reunião de planejamento estratégico;
• Quem deve participar;
• E muito mais.

Vamos lá!

O que é planejamento estratégico?

Ter uma empresa para dirigir significa ter que tomar diversas decisões importantes para manter o negócio saudável e lucrativo.

A melhor forma de tomar as decisões corretas é usando o planejamento estratégico, que é uma estratégia que tem o objetivo de organizar as ações alinhadas aos objetivos do seu negócio.

Um planejamento estratégico bem desenvolvido mostra a melhor forma de responder às oportunidades e desafios, além de ajudar a criar diferentes vantagens competitivas para o seu negócio.

Ele pode abranger diversas áreas da sua empresa, incluindo estratégias de marketing, finanças, recursos humanos, produção, entre outras.

Mas, por que o planejamento estratégico é importante?

Em resumo, é o planejamento estratégico que vai tirar a sua empresa da situação atual e levar você para o futuro desejado dela.

É uma forma de você planejar seus objetivos de forma concreta, mostrando como você vai atingi-los e o que a sua empresa vai fazer diariamente para isso.

Por exemplo, se você tem a meta de faturar R$ 1 milhão a mais no próximo ano, com o planejamento estratégico você vai dividir essa meta em passos concretos e definir os recursos que sua empresa vai precisar para atingir esse objetivo.

Para começar a montar o seu, a primeira coisa que você precisa fazer é uma reunião com sua equipe.

Qual o objetivo de uma reunião de planejamento estratégico?

O objetivo da reunião de planejamento estratégico é reunir a sua equipe de liderança para estabelecer a direção estratégica da empresa.

Durante uma reunião de planejamento estratégico, os participantes geralmente discutem questões importantes, como:

• Visão e a missão da organização
• Seus valores fundamentais
• As tendências do mercado e do setor
• Análise da concorrência
• As capacidades da organização
• E as mudanças necessárias para garantir o sucesso futuro.

A partir dessas discussões, os participantes conseguem definir os objetivos a longo prazo da empresa, identificar as metas específicas a serem alcançadas e estabelecer as estratégias para alcançar esses objetivos.

O objetivo final da reunião é criar um plano de ação claro para alcançar suas metas de longo prazo e uma visão exata do futuro que deseja construir.

Colocar esse plano em prática te dá a oportunidade de acompanhar o seu progresso em direção dessas metas.

Quando cada setor da empresa e a equipe entende a estratégia mais ampla do seu negócio, eles geram mais resultado.

Além disso, com o plano criado, você consegue criar uma frequência de acompanhamento para rastrear os principais indicadores de desempenho (KPIs) da sua empresa.

Quem precisa participar da reunião de planejamento estratégico?

Em geral, é recomendado que participem da reunião de planejamento estratégico de pessoas que tenham um papel importante na tomada de decisões da empresa ou organização, incluindo:

Líderes da empresa: CEO, diretores, gerentes e outros líderes da organização.

Especialistas da área: pessoas com conhecimento especializado em áreas como finanças, recursos humanos, marketing, tecnologia, entre outras, que podem contribuir com ideias e informações para o planejamento.

Membros da equipe: pessoas que trabalham na empresa e que possuem um conhecimento específico que vai ajudar na tomada de decisões.

Como fazer uma reunião de planejamento estratégico em 5 passos

1. Defina um objetivo e propósito para a reunião

Definir um objetivo e propósito claro para uma reunião de planejamento estratégico é extremamente importante para garantir que uma reunião seja eficaz e produtiva.

Primeiramente, ter um objetivo bem definido ajuda a garantir que todos os participantes estejam alinhados em relação aos resultados esperados da reunião e quais são os principais pontos a serem discutidos.

Isso ajuda a evitar desvios do assunto e aumenta as chances de que a reunião seja focada e eficiente.

Além disso, um propósito claro para a reunião ajuda a estabelecer o tom e o clima da reunião.

Por exemplo, se o propósito é criar um plano de ação para o próximo ano, uma reunião pode ser mais prática e focada em soluções.

Por outro lado, se o propósito é definir uma nova visão de longo prazo para a empresa, a reunião pode ser mais aberta e criativa.

Por fim, ter um objetivo e propósito claro ajuda a garantir que a reunião seja produtiva e gere resultados tangíveis.

Quando todos os participantes sabem o que é esperado da reunião, eles podem se preparar e contribuir de forma mais efetiva para o processo de planejamento estratégico.

2. Defina uma pauta de reunião de planejamento estratégico empresarial

Definir uma pauta de reunião de planejamento estratégico é crucial para garantir que a reunião seja produtiva e alcance seus objetivos.

A pauta funciona como um guia que ajuda a manter a discussão focada nos temas relevantes para a empresa, evitando que uma reunião se desvie para assuntos irrelevantes ou pouco importantes.

Além disso, a pauta de reunião de planejamento estratégico empresarial permite que os participantes saibam exatamente como se preparar para a reunião, revisando informações, dados e análises relevantes, o que aumenta a qualidade da discussão e das decisões tomadas.

A pauta também ajuda a garantir que todos os pontos importantes sejam considerados durante a reunião, evitando que algo importante seja esquecido.

Outra vantagem de definir uma pauta é que ela permite que os participantes registrem as informações e documentos que precisam ser preparados com antecedência para a reunião, o que facilita o trabalho da equipe de suporte e evita atrasos ou problemas técnicos durante a reunião.

3. Faça o convite para reunião de planejamento estratégico

Agora que você já tem a pauta, convide as pessoas certas para a reunião.

Um convite para uma reunião de planejamento estratégico deve ser claro e conciso, dando informações essenciais sobre o objetivo da reunião e os itens que serão discutidos.

Aqui está um modelo de convite que você pode usar para convidar as pessoas da sua empresa para a próxima reunião de planejamento estratégico:

Assunto do E-mail: Convite para reunião de planejamento estratégico

Prezado(a) [nome],

Gostaria de convidá-lo(a) para participar da nossa reunião de planejamento estratégico, que será realizada em [data] às [horário] na [local].

O objetivo desta reunião é discutir nossas estratégias de longo prazo e traçar um plano de ação para alcançar nossos objetivos.

Durante a reunião, abordaremos os seguintes apresentados:

• Revisão de nossa missão, visão e valores;
• Análise do ambiente interno e externo;
• Identificação de pontos fortes e fracos;
• Definição de objetivos e metas a longo prazo;
• Desenvolvimento de planos de ação.

A presença de todos é fundamental para o sucesso deste processo e para garantir que tenhamos uma visão clara e compartilhada do futuro da empresa.

Te aguardo lá.

Atenciosamente,

[Seu nome]

4. Identifique os principais desafios e planeje como você vai atingir os objetivos

Para fazer isso da forma correta, aqui estão algumas dicas:

1. Defina claramente suas metas: Antes de começar a discutir os desafios e como superá-los, é importante ter uma compreensão clara dos objetivos a serem alcançados.

Certifique-se de que todos na reunião estão cumprindo os objetivos da empresa e entendam claramente o que é esperado deles.

2. Analise os dados: Antes da reunião, é útil coletar e analisar dados relevantes sobre a empresa para que todos cheguem na reunião melhor informados.

3. Faça um diagnóstico da situação: é importante avaliar a situação atual da empresa e identificar quais são as principais ameaças e oportunidades do mercado.

Uma ótima forma de fazer isso é com uma análise SWOT.

Esse termo significa quatro elementos: forças (strengths), fraqueza (weakness), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) e são todos pontos que você deve analisar na sua empresa para te ajudar a diagnosticar sua situação e tomar decisões.

4. Revisão de desempenho: Analise o desempenho da empresa nos últimos anos e identifique as áreas em que ela pode melhorar.

Isso pode incluir a identificação de áreas que precisam de mais investimento ou de mudanças nos processos existentes.

5. Feedback dos funcionários: Peça feedback aos funcionários da empresa sobre os principais desafios que eles enfrentam em seu trabalho diário.

Isso pode fornecer insights valiosos sobre as áreas em que seu negócio precisa melhorar para ser mais produtivo.

6. Análise da concorrência: Realize uma análise da concorrência para identificar os principais desafios enfrentados pelos concorrentes e as oportunidades que eles estão aproveitando e você não.

Isso pode ajudar a equipe a entender melhor as tendências do mercado.

5. Delegue as principais responsabilidades para equipe e se preparem para a ação

O planejamento estratégico é bastante eficaz, porém, não vai funcionar corretamente se as tarefas não estiverem bem definidas.

Para que cada meta seja alcançada é importante que cada profissional na sua equipe saiba suas responsabilidades.

Por isso, você precisar delegar tarefas.

Ao delegar, você vai poder se concentrar em atividades mais estratégicas e também vai poder criar um rotina para desenvolver e capacitar os membros da equipe.

Para fazer isso da melhor forma, leve em consideração as habilidades e competências de cada membro da equipe e atribua as tarefas que melhor se adequem às suas capacidades.

Isso garante que as tarefas sejam concluídas com eficácia e eficiência.

Outro benefício bem importante disso é que delegar as tarefas na reunião de planejamento estratégico também ajuda a aumentar a motivação e o engajamento da equipe.

Isso porque você os dá a oportunidade de serem responsáveis ​​e participarem ativamente da implementação das estratégias planejadas na reunião.

Quando os membros da sua equipe são responsáveis ​​por tarefas específicas, eles se sentem mais conectados com o trabalho e com os objetivos da organização.

Em resumo, delegar tarefas em uma reunião de planejamento estratégico é essencial para o sucesso da sua empresa, já que ajuda a desenvolver as habilidades da equipe, aumenta a motivação e o engajamento e promove uma cultura colaborativa dentro da sua empresa.

Modelo de agenda para reunião de planejamento estratégico

Para concluir, criar uma agenda para sua reunião ajuda você e seus participantes a permanecerem no caminho certo.

Segue aqui um modelo para te ajudar. Use ele como base, mas mude de acordo com o que é melhor para sua situação.

1. Início da reunião (10 minutos)

• Boas-vindas e introdução dos participantes
• Objetivos da reunião
• Visão geral da agenda

2. Análise da situação atual (60 minutos)

• Revisão do planejamento estratégico atual (se houver)
• Análise SWOT
• Discussão e identificação dos principais desafios

3. Definição de objetivos e metas (60 minutos)

• Definição de metas claras e mensuráveis (use a metodologia SMART)
• Discussão sobre os recursos necessários para alcançar as metas
• Identificação dos responsáveis por atingir cada meta (delegação)

4. Estratégias e ações (90 minutos)

• Identificação das estratégias para alcançar as metas
• Definição de ações específicas para implementar as estratégias
• Definição de métricas para avaliar o sucesso das ações
• Identificação dos responsáveis por cada ação

5. Plano de implementação (60 minutos)

• Definição de um plano de ação detalhado
• Identificação dos prazos e responsáveis por cada ação
• Discuta sobre os possíveis obstáculos e soluções para superá-los

6. Encerramento (10 minutos)

• Recapitulação dos principais pontos discutidos
• Agradecimentos aos participantes
• Próximos passos e agendamento de uma próxima reunião de acompanhamento

Por que você deve sempre fazer reuniões de planejamento estratégico?

Como você viu nesse artigo, as reuniões de planejamento estratégico são essenciais para o sucesso de uma empresa ou organização.

Elas permitem que as equipes definam objetivos claros e identifiquem os recursos necessários para alcançá-los.

Isso é o que vai fazer você sair de onde você está agora na sua empresa, para a evolução do próximo passo que você quer levar ela.

Não importa se seu objetivo é crescer mais, abrir novas frentes, ter novos produtos, o planejamento estratégico vai te ajudar a tomar as melhores decisões para sua empresa ter sucesso.

Por isso, pelo menos uma vez no ano você precisa fazer essas reuniões com sua equipe para garantir que sua empresa está indo no caminho certo.

Conclusão

Agora você já sabe tudo sobre como fazer uma reunião de planejamento estratégico de sucesso.

Espero que tenha achado esse artigo útil para implementar nas suas próximas reuniões.

E eu quero ouvir de você:

O que você vai fazer diferente na sua próxima reunião de planejamento estratégico?

Me conta aqui nos comentários.